ยื่นประกันสังคม พนักงานทุกเดือน พลาดวันไหนมีเงินเพิ่มเท่าไหร่

เขียนโดยทีมนักบัญชี Chic Accounting

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กรายหนึ่งเพิ่งจ้างพนักงานคนแรก และเพิ่งพบว่าการมีลูกจ้างไม่ได้มีแค่การจ่ายเงินเดือนเท่านั้น แต่ยังมีหน้าที่เกี่ยวกับประกันสังคมที่ต้องทำต่อเนื่องทุกเดือนด้วย เดือนแรกที่ต้องนำส่งเงินสมทบ เจ้าของกิจการยุ่งกับการจัดการร้านจนลืมกำหนดเวลา กว่าจะนึกขึ้นได้ก็เลยวันครบกำหนดไปแล้ว

สถานการณ์แบบนี้เกิดขึ้นได้ โดยเฉพาะธุรกิจที่ยังไม่มีคนรับผิดชอบงานบุคคลหรือบัญชีโดยตรง สิ่งที่ควรรู้คือกำหนดเวลานำส่งเงินสมทบอยู่วันไหน หากจ่ายช้าแล้วต้องเสียเงินเพิ่มอย่างไร และจะจัดระบบอย่างไรไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดซ้ำ บทความนี้สรุปหลักทั่วไปสำหรับนายจ้างที่มีลูกจ้างเป็นผู้ประกันตนตามมาตรา 33 โดยควรตรวจสอบประกาศและวิธีปฏิบัติล่าสุดกับสำนักงานประกันสังคมเมื่อจะดำเนินการจริง

นายจ้างต้องนำส่งเงินสมทบประกันสังคมวันไหน

โดยหลัก นายจ้างต้องนำส่งเงินสมทบประกันสังคมพร้อมแบบรายการที่เกี่ยวข้องภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่มีการหักเงินสมทบไว้ เช่น เงินสมทบจากค่าจ้างเดือนมกราคม ต้องนำส่งภายในวันที่ 15 กุมภาพันธ์ หากพ้นกำหนดแล้วจึงค่อยนำส่ง อาจมีเงินเพิ่มตามกฎหมาย

เงินสมทบที่นำส่งประกอบด้วยส่วนที่หักจากค่าจ้างลูกจ้างและส่วนที่นายจ้างมีหน้าที่สมทบเอง โดยต้องคำนวณตามฐานค่าจ้างและอัตราที่ใช้กับงวดนั้น ๆ ไม่ควรอาศัยยอดของเดือนก่อนโดยไม่ตรวจสอบ เพราะอาจมีพนักงานเข้าใหม่ ลาออก หรือมีการเปลี่ยนแปลงค่าจ้างระหว่างเดือน

ถ้านำส่งประกันสังคมช้า ต้องเสียเงินเพิ่มเท่าไหร่

พระราชบัญญัติประกันสังคม พ.ศ. 2533 มาตรา 49 กำหนดให้นายจ้างที่ไม่นำส่งเงินสมทบในส่วนของตนหรือส่วนของผู้ประกันตน หรือส่งไม่ครบภายในเวลาตามมาตรา 47 ต้องจ่าย “เงินเพิ่ม” ในอัตราร้อยละ 2 ต่อเดือนของเงินสมทบที่ยังไม่นำส่งหรือส่วนที่ขาด โดยเริ่มนับตั้งแต่วันถัดจากวันที่ต้องนำส่ง ทั้งนี้ มาตรา 49 ที่แก้ไขเพิ่มเติมยังกำหนดเพดานเงินเพิ่มไว้ไม่ให้เกินจำนวนเงินสมทบที่นายจ้างต้องจ่าย จึงควรใช้คำว่า “เงินเพิ่ม” ให้ตรงกับถ้อยคำในกฎหมาย ไม่ใช่เรียกเป็นค่าปรับโดยเหมารวม

หลักคำนวณเบื้องต้นคือ เงินเพิ่ม = เงินสมทบที่ค้างหรือขาด × 2% × จำนวนเดือนที่ใช้คำนวณตามหลักเกณฑ์กฎหมาย โดยต้องนับระยะเวลาจากวันถัดจากวันครบกำหนด ไม่ใช่นับจากวันที่เริ่มต้นเดือนที่มีค่าจ้าง และต้องไม่ทำให้เงินเพิ่มเกินเพดานตามมาตรา 49

สำหรับเศษของเดือน แนวคำพิพากษาศาลฎีกาที่ 1441/2559 อธิบายหลักการคำนวณตามมาตรา 49 ว่า หากเศษของเดือนถึง 15 วันหรือมากกว่าให้นับเป็นหนึ่งเดือน หากน้อยกว่า 15 วันให้ปัดทิ้ง อย่างไรก็ตาม การคำนวณยอดเรียกเก็บจริงควรตรวจสอบกับสำนักงานประกันสังคม เพราะอาจมีรายละเอียดของงวดค้าง การชำระบางส่วน หรือการประเมินยอดที่ต้องพิจารณาเป็นกรณีไป

การนำส่งล่าช้ากระทบลูกจ้างหรือไม่

หน้าที่นำส่งเงินสมทบเป็นความรับผิดชอบของนายจ้าง การนำส่งล่าช้าจึงทำให้กิจการมีภาระเงินเพิ่มและอาจต้องติดตามแก้ไขข้อมูลหรือยอดค้างให้ถูกต้อง ส่วนผลต่อสิทธิประโยชน์ของลูกจ้างต้องพิจารณาตามประเภทสิทธิ เงื่อนไขการเกิดสิทธิ และประวัติการส่งเงินสมทบของผู้ประกันตนแต่ละราย จึงไม่ควรเหมารวมว่าการชำระล่าช้าครั้งหนึ่งจะทำให้สิทธิทุกประเภทขาดช่วงโดยอัตโนมัติ

ในทางปฏิบัติ นายจ้างควรเก็บหลักฐานการยื่นแบบและชำระเงินทุกครั้ง ตรวจสอบใบเสร็จหรือสถานะการชำระให้เรียบร้อย และรีบติดต่อสำนักงานประกันสังคมหากพบยอดค้างหรือข้อมูลไม่ตรงกัน

วิธีป้องกันไม่ให้ลืมนำส่งเงินสมทบ

1. ตั้งปฏิทินเตือนก่อนวันครบกำหนด

กำหนดวันตรวจสอบเงินเดือนและยอดเงินสมทบไว้ล่วงหน้า เช่น ตรวจข้อมูลหลังปิดเงินเดือน และตั้งเตือนให้ดำเนินการก่อนวันที่ 15 ของเดือนถัดไปหลายวัน การตั้งวันทำงานภายในให้เร็วกว่าวันครบกำหนดช่วยให้มีเวลาจัดการกรณีข้อมูลผิดหรือระบบชำระเงินขัดข้อง

2. ตรวจข้อมูลพนักงานและค่าจ้างทุกเดือน

ตรวจรายชื่อพนักงาน ค่าจ้างที่ใช้คำนวณเงินสมทบ และข้อมูลการเข้าออกงานให้ตรงกับข้อเท็จจริง โดยเฉพาะเดือนที่มีพนักงานเริ่มงาน ลาออก หรือเปลี่ยนแปลงค่าจ้าง การคัดลอกยอดเดิมมาใช้โดยไม่ตรวจสอบอาจทำให้ส่งข้อมูลผิด แม้จะชำระทันเวลาก็ตาม

3. เก็บหลักฐานการยื่นและการชำระเงิน

หลังดำเนินการ ควรเก็บสำเนาแบบรายการ หลักฐานการชำระ และใบเสร็จไว้ในโฟลเดอร์ที่ค้นหาได้ง่าย พร้อมกำหนดผู้ตรวจสอบอีกชั้นหนึ่งหากมีผู้ดูแลหลายคน การมีหลักฐานช่วยให้ตรวจสอบย้อนหลังได้เมื่อยอดเงินหรือสถานะการนำส่งมีข้อสงสัย

4. ใช้ระบบหักบัญชีอัตโนมัติอย่างรอบคอบ

หากมีช่องทางหักบัญชีอัตโนมัติที่กิจการสามารถสมัครใช้ได้ วิธีนี้อาจช่วยลดโอกาสลืมชำระ แต่ไม่ควรถือว่าระบบจะจัดการทุกอย่างแทนผู้รับผิดชอบ กิจการยังต้องตรวจสอบยอดเงินในบัญชี ข้อมูลที่ใช้คำนวณ และผลการหักบัญชีหรือหลักฐานการชำระทุกงวด รวมทั้งตรวจเงื่อนไขของช่องทางที่เลือกใช้กับสำนักงานประกันสังคมก่อน

ทำไมธุรกิจขนาดเล็กควรมีคนดูแลงานประกันสังคมโดยเฉพาะ

งานประกันสังคมเชื่อมโยงกับข้อมูลพนักงานและบัญชีเงินเดือนโดยตรง หากไม่มีผู้รับผิดชอบชัดเจน อาจเกิดปัญหาตั้งแต่รายชื่อพนักงานไม่ครบ คำนวณเงินสมทบไม่ตรงกับค่าจ้าง ไปจนถึงลืมยื่นแบบหรือเก็บหลักฐานไม่ครบ ธุรกิจจึงควรกำหนดผู้รับผิดชอบและขั้นตอนตรวจสอบให้แน่นอน แม้จะมีพนักงานเพียงคนเดียวก็ตาม

ทีมแอดมินบัญชีสามารถช่วยจัดเตรียมข้อมูล ตรวจสอบรายการเงินเดือน ติดตามกำหนดเวลา และจัดเก็บหลักฐานตามขอบเขตงานที่ตกลงกันได้ อย่างไรก็ตาม นายจ้างควรตรวจสอบและอนุมัติข้อมูลสำคัญให้ถูกต้อง และทำความเข้าใจว่าใครเป็นผู้ยื่นแบบ ผู้ชำระเงิน และผู้ติดตามผลการดำเนินการ

คำถามที่คนถามกันบ่อย