ใบหัก ณ ที่จ่าย ออกผิดพลาดบ่อยตรงไหน | Chic Accounting

เขียนโดยทีมนักบัญชี Chic Accounting

มีลูกค้าทำธุรกิจให้บริการรายหนึ่งเจอปัญหาที่ไม่คาดคิด
คือลูกค้าของเขาโทรมาทวงหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายที่ควรจะได้รับ
แต่บริษัทกลับตรวจพบภายหลังว่ายังไม่ได้จัดทำเอกสาร
พอจะดำเนินการย้อนหลังก็พบว่าตัวเลขในระบบบัญชีกับยอดที่หักจริงไม่ตรงกัน
ต้องเสียเวลาไล่เช็กย้อนหลังหลายวันกว่าจะแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง

เรื่อง ใบหัก ณ ที่จ่าย เป็นงานเอกสารที่ดูเหมือนไม่ซับซ้อน
แต่มีรายละเอียดปลีกย่อยพอสมควร และมีผลทางภาษีโดยตรง
เพราะเกี่ยวข้องทั้งกับหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย
การออกหนังสือรับรองให้ผู้ถูกหักภาษี
และการนำส่งภาษีให้กรมสรรพากรตามกำหนดเวลา

ข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อย

จุดที่พลาดกันบ่อยคือการลืมออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
ให้ผู้ถูกหักภาษีตามกำหนดเวลา
โดยกำหนดเวลาออกหนังสือรับรองไม่ได้เหมือนกันทุกกรณี
แต่ขึ้นอยู่กับประเภทของเงินได้และบทบัญญัติที่เกี่ยวข้อง
เช่น เงินได้บางประเภทตามมาตรา 50(2) (3) และ (4)
ต้องออกหนังสือรับรองทันทีทุกครั้งที่มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย
ขณะที่เงินเดือนหรือค่าจ้างตามมาตรา 50(1)
มีหลักเกณฑ์และกำหนดเวลาในการออกหนังสือรับรองแตกต่างกัน

อีกจุดที่พลาดกันเยอะคือเลือกอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายผิดประเภท
เพราะแต่ละประเภทของเงินที่จ่ายมีอัตราหักไม่เท่ากันตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด
เช่น ค่าจ้างทำของ ค่าเช่า และเงินได้จากวิชาชีพอิสระ
อาจมีอัตราการหักภาษีแตกต่างกัน
ดังนั้นก่อนคำนวณควรตรวจสอบประเภทเงินได้และสถานะของผู้รับเงินให้ถูกต้อง
ไม่ควรใช้อัตราเดียวกับทุกรายการ

นอกจากนี้ยังมีเรื่องกำหนดเวลานำส่งแบบภาษีหัก ณ ที่จ่าย
ที่หลายธุรกิจพลาดบ่อย
โดยหลัก ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53
ต้องยื่นรายการและนำส่งภาษีภายใน 7 วันนับแต่วันสิ้นเดือน
ของเดือนที่จ่ายเงินได้
และกรณีการยื่นผ่านระบบอินเทอร์เน็ตมีการขยายกำหนดเวลา
ตามหลักเกณฑ์ที่กรมสรรพากรกำหนด
ดังนั้นควรตรวจสอบกำหนดเวลาของแต่ละช่องทางให้ถูกต้องก่อนถึงกำหนด

ตัวอย่างที่ทำให้เห็นภาพ

หากธุรกิจมีรายการลักษณะนี้หลายสิบรายการต่อเดือน
และแต่ละรายการต้องพิจารณาประเภทเงินได้และอัตราภาษีให้ถูกต้อง
ก็พอเข้าใจได้ว่าทำไมความผิดพลาดถึงเกิดขึ้นได้ง่ายกว่าที่คิด

ผลกระทบถ้าจัดการไม่ดี

นอกจากภาระที่อาจเกิดขึ้นจากการยื่นหรือนำส่งภาษีล่าช้าแล้ว
การไม่ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายให้ผู้ถูกหักภาษีตามกำหนด
ยังอาจสร้างปัญหาในการจัดทำเอกสารและการยื่นภาษีของคู่ค้าได้
เพราะผู้ถูกหักภาษีใช้หนังสือรับรองดังกล่าวเป็นหลักฐานเกี่ยวกับภาษีที่ถูกหักไว้

หากข้อมูลในหนังสือรับรองไม่ตรงกับยอดที่หักจริง
หรือออกเอกสารล่าช้า
ก็อาจต้องเสียเวลาแก้ไขและประสานงานกันหลายฝ่าย
โดยเฉพาะธุรกิจที่มีรายการจ่ายเงินจำนวนมากในแต่ละเดือน
การมีระบบตรวจสอบตั้งแต่ต้นจึงช่วยลดโอกาสเกิดปัญหาได้

จัดการให้เป็นระบบตั้งแต่ต้น

วิธีที่ช่วยลดความผิดพลาดได้มากคือทำตารางสรุปรายการจ่ายเงิน
ที่เกี่ยวข้องกับภาษีหัก ณ ที่จ่ายทุกรายการในแต่ละเดือน
ระบุผู้รับเงิน ประเภทเงินได้ อัตราภาษี จำนวนเงินภาษีที่หัก
วันที่จ่ายเงิน และสถานะการออกหนังสือรับรอง
เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย

สำหรับรายการที่ต้องออกหนังสือรับรองทันที
ควรจัดทำและส่งมอบให้ผู้ถูกหักภาษีตามกำหนด
ไม่ปล่อยให้ค้างจนถึงสิ้นเดือนหรือสิ้นปี
ส่วนรายการที่มีกำหนดเวลาออกหนังสือรับรองแตกต่างกัน
ก็ควรแยกประเภทไว้ให้ชัดเจนเพื่อไม่ให้ใช้กำหนดเวลาเดียวกันกับทุกรายการ

งานลักษณะนี้เป็นงานที่ต้องทำสม่ำเสมอทุกเดือน
และต้องละเอียดรอบคอบพอสมควร
ซึ่งบริการแอดมินบัญชีสามารถเข้ามาช่วยดูแลได้ตั้งแต่การรวบรวมข้อมูล
ตรวจสอบประเภทเงินได้และอัตราภาษี
จัดทำหนังสือรับรองให้ถูกต้อง
ไปจนถึงจัดเตรียมข้อมูลสำหรับนำส่งแบบภาษีให้ทันกำหนด

การมีคนช่วยตรวจสอบเป็นระบบอาจช่วยลดโอกาสเกิดความผิดพลาด
และช่วยให้ธุรกิจไม่ต้องเสียเวลาไล่แก้เอกสารย้อนหลัง
งานนี้มักเกี่ยวโยงกับ
บัญชีเงินเดือนและสลิปเงินเดือน
ด้วย เพราะเงินเดือนพนักงานก็มีหน้าที่เกี่ยวกับภาษีหัก ณ ที่จ่ายเช่นกัน
เพียงแต่ใช้หลักเกณฑ์และกำหนดเวลาในการออกหนังสือรับรอง
แตกต่างจากเงินได้บางประเภทของคู่ค้า

คำถามที่คนถามกันบ่อย

หัก ณ ที่จ่ายผิดอัตราไปแล้ว แก้ไขยังไง

ควรตรวจสอบก่อนว่าผิดจากประเภทเงินได้ อัตราภาษี
หรือข้อมูลส่วนใด และตรวจสอบว่านำส่งภาษีไปแล้วหรือยัง
จากนั้นจึงดำเนินการแก้ไขหนังสือรับรองและรายการภาษีให้ถูกต้อง
ตามขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง
เพราะวิธีแก้ไขอาจแตกต่างกันตามลักษณะและช่วงเวลาที่พบความผิดพลาด
หากเป็นกรณีที่มีการนำส่งไปแล้ว
ควรปรึกษานักบัญชีหรือกรมสรรพากรเพื่อดำเนินการให้ถูกขั้นตอน

ยื่นแบบภาษีหัก ณ ที่จ่ายช้ากว่ากำหนด มีค่าปรับเท่าไหร่

หากยื่นแบบหรือนำส่งภาษีล่าช้า
อาจมีภาระเบี้ยปรับและเงินเพิ่มตามหลักเกณฑ์ของกฎหมาย
โดยจำนวนเงินที่ต้องชำระขึ้นอยู่กับจำนวนภาษีและลักษณะของกรณี
รวมถึงระยะเวลาที่ล่าช้า
จึงไม่ควรใช้ตัวเลขเดียวกับทุกกรณี
หากพบว่ามีการยื่นล่าช้า ควรตรวจสอบยอดที่ต้องชำระกับกรมสรรพากร
หรือผู้ทำบัญชีของกิจการโดยตรง

ธุรกิจขนาดเล็กที่จ่ายเงินให้คู่ค้าไม่กี่รายต่อเดือน ยังต้องทำเรื่องนี้ให้ถูกต้องไหม

โดยทั่วไปยังต้องทำให้ถูกต้องเช่นกันค่ะ
เพราะหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายขึ้นอยู่กับประเภทของเงินที่จ่าย
ผู้จ่ายเงิน และเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด
ไม่ได้พิจารณาจากจำนวนรายการหรือขนาดของธุรกิจเพียงอย่างเดียว

ลืมออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายให้คู่ค้า ต้องทำยังไง

ควรตรวจสอบรายการจ่ายเงินและยอดภาษีที่หักไว้ก่อน
จากนั้นดำเนินการออกหนังสือรับรองให้ถูกต้องโดยเร็ว
พร้อมตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลตรงกับยอดที่หักและนำส่งจริง
หากมีการนำส่งภาษีไปแล้วแต่เอกสารไม่ถูกต้อง
ควรตรวจสอบขั้นตอนการแก้ไขให้ตรงกับกรณีนั้นก่อนออกเอกสารใหม่

คู่ค้าขอเปลี่ยนหนังสือรับรองที่ออกไปแล้ว เพราะข้อมูลผิด ต้องทำยังไง

ควรตรวจสอบก่อนว่าข้อมูลผิดจริงหรือไม่
หากพบว่าผิดจริง ควรดำเนินการแก้ไขและออกเอกสารฉบับที่ถูกต้อง
พร้อมเก็บหลักฐานของฉบับเดิมและการแก้ไขไว้
เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้
โดยรายละเอียดวิธีดำเนินการควรพิจารณาตามลักษณะของข้อมูลที่ผิด
และสถานะการนำส่งภาษีของรายการนั้น

แหล่งอ้างอิง

กรมสรรพากร
หลักเกณฑ์การหักภาษี ณ ที่จ่ายและแบบแสดงรายการที่เกี่ยวข้อง:
https://www.rd.go.th

สภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์
แนวปฏิบัติและองค์ความรู้ด้านวิชาชีพบัญชีและภาษี:
https://www.tfac.or.th

บทความที่เกี่ยวข้องของ Chic Accounting

ทำบัญชีเงินเดือนและสลิปเงินเดือนเอง ความเสี่ยงมากกว่าที่คิด

ใบเสนอราคา ใบวางบิล ใบกำกับภาษี ต่างกันยังไง ใช้ตอนไหนบ้าง