Google Workspace คือ อะไร คงไม่เป็นที่คุ้นเคยนักสำหรับคนทั่วไป แต่สำหรับคนทำงานในองค์กร Google Workspace ถือเป็นซอฟแวร์สำหรับคนทำงานที่ดีเป็นอย่างมาก วันนี้เราจะมาสรุปความสามารถ ประโยชน์ และบริการ ของ Google Workspace อีกทั้งยังบอกถึงความแตกต่างของ Google Workspace กับ Gmail ให้ทุกคนเข้าใจแบบง่าย ๆ กัน
ก่อนอื่น เรามาทำความรู้จักกับ Google Workspace คือ อะไรกันก่อน
Google Workspace คือ บริการหนึ่งของ Google ที่ออกแบบมาเพื่อให้เหมาะสมกับองค์กร ซึ่งมีค่าใช้จ่ายในรูปแบบของการเช่าใช้แบบรายเดือน โดยข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บอยู่ในคลาวน์ ทำให้เข้าถึงข้อมูลได้ในทุกที่ ทุกเวลา และสิ่งนี้จะเข้ามาช่วยให้การทำงานร่วมกันในองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยแอปพลิเคชันที่มีมากถึง 18 แอปพลิเคชันเลย จึงทำให้ Google Workspace กลายเป็นเครื่องมือที่หลายองค์กรระดับโลกเลือกใช้
โดยชื่อเก่าของ Google Workspace นั่นคือ G Suite นั่นเอง โดยมีการดีไซน์ใหม่ทั้งหมด ภายใต้คอนเซ็ป Everything you need to get anything done, now in one place โดย Google Workspace ได้รวบรวมแอปพลิเคชันทั้งหมดที่ทุกคนรู้จักดีเข้าไว้ด้วยกันในที่เดียวเช่น Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet และอื่น ๆ อีกมากมาย ซึ่งมั่นใจได้ว่าไม่ว่าคุณจะทำงานอยู่ที่ไหน ออฟฟิศ ทำงานที่บ้าน คุณก็สามารถติดต่อกับลูกค้าได้ในทุกอุปกรณ์ Google Workspace จึงเป็นเปรียบเสมือนพื้นที่ที่เหมาะสำหรับการสร้างสรรค์ สื่อสาร และการทำงานร่วมกัน
โดย Google Workplace จะมีบริการอยู่หลายรูปแบบ ซึ่งแบ่งได้อยู่ 3 หมวดหลัก ๆ คือ
- Google Workspace for Business: สำหรับธุรกิจ
- Google Workspace for Education: สำหรับองค์กรการกุศล และ สถานศึกษา
- Google Workspace Individual: สำหรับคนทั่วไป (ที่กำลังออกตามหลังมา)
เมื่ออ่านมาถึงตรงนี้ หลายคนคงสงสัยว่า แล้วมันต่างจากแอปพลิเคชันฟรีของ Google ตรงไหน ทำไมองค์กรถึงต้องจ่ายเงินรายเดือนเพื่อเช่าใช้ Google Workspace
หากเป็นคนทั่วไป Google Workspace อาจยังไม่คุ้มค่าที่จะต้องเสียเงินเพื่อใช้สักเท่าไร แต่สำหรับองค์กร Google Workspace ใช้เพื่อให้เข้ากับภาพลักษณ์และเพิ่มประโยชน์ในการใช้งานแบบองค์กรมากขึ้น
โดย Google Workspace ได้เพิ่มความสะดวกในการใช้งานเพื่อให้เหมาะกับองค์กร ดังนี้
-
เพิ่มเนื้อที่ Google Drive จัดเก็บข้อมูลได้มากขึ้น
เมื่อสมัครใช้งาน Google Workspace คุณจะได้เนื้อที่จัดเก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ หรือ Google Drive ทันที ซึ่งรวมถึงอีเมลด้วยนั่นเอง ซึ่งก็จะเพิ่มให้ตามตามรุ่นแพ็กเกจที่องค์กรสมัคร โดยเพิ่มให้พนักงานทุกคนจำนวนเท่า ๆ กัน
- Business Starter เพิ่มเป็น 30 / ผู้ใช้งาน (User)
- Business Standard เพิ่มเป็น 2 / ผู้ใช้งาน (User)
- Business Plus เพิ่มเป็น 5 / ผู้ใช้งาน (User)
-
อัพเกรดความสามารถของ Google Meet
Google Meet เป็นโปรแกรมประชุมทีม ซึ่งปกติจะเปิดให้ใช้งานได้ฟรีอยู่แล้ว แต่สำหรับผู้ใช้ Google Workspace จะได้รับการปลดล็อคความสามารถให้ โดยผู้ใช้ Google Workspace จะสามารถประชุมต่อครั้งได้ไม่จำกัดเวลา เพื่อความสะดวกของการทำงาน และจะได้ฟีเจอร์เพิ่มเติม เช่น
- Raise your Hand: ส่งสัญญาณยกมือขอพูดในที่ประชุม
- Breakout Rooms: ห้องประชุมกลุ่มย่อย ที่สร้างแยกออกมาพูดคุยได้
- Record: บันทึกการประชุมและเก็บในไดรฟ์ได้
-
เพิ่มระบบ Admin และตัวควบคุมจัดการอุปกรณ์
ในระบบของ Google Workspace มีระบบ Admin เครื่องมือในการบริหารผู้ใช้งาน แต่ละคนด้วย เพื่อให้ฝ่าย IT Support สามารถใช้ควบคุมความปลอดภัย และจัดการบัญชีผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรได้อย่างสะดวก เช่น การจัดสรรสิทธิ์เข้าถึงแอป และ วิเคราะห์ข้อมูลต่าง
-
ปรับแต่งระบบ Gmail สร้างความน่าเชื่อถือ
โดยจุดเด่นของ Google Workspace คือเมื่อสมัครใช้งาน องค์กรจะได้รับที่อยู่อีเมลที่เป็นชื่อโดเมนบริษัท ทำให้องค์กร และพนักงานที่ใช้ Gmail ของบริษัทดูดีมีอัตลักษณ์ และความเป็นมืออาชีพในการติดต่อลูกค้ามากขึ้น นอกจากจะสามารถเพิ่มชื่อโดเมนของบริษัท และแจกจ่ายให้พนักงานตามข้อจำกัดผู้ใช้ของแต่ละแพ็กเกจแล้ว ก็ยังสามารถเพิ่มอีเมลต่อเติมของผู้ใช้ แบ่งตามแผนกได้ด้วย
-
การทำงานร่วมกันในทีมไม่สะดุด
Google Workspace จะมีการบูรณาการโซลูชั่นต่าง ๆ ของ Google ให้ทำงานร่วมกันได้สะดวกมากขึ้น เช่น Docs / Sheets /Slides ก็จะมีไดรฟ์แชร์สำหรับทีม ไม่ได้แยกตามบัญชีอย่างเดียว นอกจากนี้ความเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจน คือ การเพิ่มระบบ Google Chat Room ระบบแชทสำหรับทีมเข้ามาบน หน้าจอผู้ใช้งาน (User Interface) ของ Gmail ให้พนักงานแต่ละแผนกสามารถใช้สร้างห้องพูดคุย สร้างไฟล์ทำงาน และ ช่วยกันทำงานได้เลยผ่านช่องแชท ไม่ต้องมานั่งเปิดแท็บ ปิดแท็บ ให้ยุ่งยาก
-
ปกป้องข้อมูลให้ปลอดภัยและเป็นส่วนตัว
แน่นอนว่านอกจากเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงาน ความปลอดภัย ก็ต้องสูงขึ้นด้วย อย่างในระบบ Admin ก็จะมี Audit Log ที่ใช้สำหรับตรวจสอบความเคลื่อนไหวของ Gmail ของพนักงาน (หรือผู้ใช้งาน) ในแต่ละคน เช่น เวลาพนักงานส่งอีเมลหาลูกค้า หรือเปลี่ยนพาสเวิร์ดก็จะแจ้งเตือน เป็นต้น
แอปพลิเคชันพื้นฐานบน Google Workspace มีอะไรบ้าง ?
แอปพลิเคชันของ Workspace นั้นมีมากถึง 18 แอปพลิเคชัน โดยแต่ละองค์กรก็เลือกใช้แตกต่างกันออกไป เลยจะขอเลือกแอปพลิเคชันยอดฮิตที่ทุกองค์กรจะต้องใช้แน่นอนมาแบ่งตามหมวดการใช้งาน เพื่อให้ทุกคนได้เข้าใจง่ายมากขึ้น
-
แอปพลิเคชันเพื่อการสื่อสาร
ยิ่งองค์กรมีขนาดใหญ่เท่าไหร่ การประชุมงานพร้อมหน้าพร้อมตากันยิ่งเป็นเรื่องยาก แต่ถ้าหากคุณใช้แอปพลิเคชันเหล่านี้ ก็มั่นใจได้เลยว่าการสื่อสารในองค์กรจะง่ายยิ่งขึ้นเยอะ
- Google Meet
- Google Chat
- Google Calendar
-
แอปพลิเคชันทำเอกสาร
การทำงานนั้นย่อมใช้เอกสารในหลายส่วน และจุดเด่นของ Google Workspace คือการทำงานร่วมกันแบบ Real Time การที่มีแอปพลิเคชันทำเอกสารออนไลน์ที่พัฒนามาจาก Microsoft office จึงเข้ามาช่วยให้การทำงานนั้นลื่นไหลมากขึ้นและไฟล์ไม่มีทางหายด้วย
- Google Doc
- Google Sheet
- Google Slide
-
แอปพลิเคชันบันทึกข้อมูล
- Google Drive ตัวช่วยสำคัญที่จะทำให้การจัดเก็บไฟล์งานของคุณง่ายขึ้นและหมดกังวลเพราะ Google Drive มีความจุไม่จำกัด อีกทั้งยังสามารถส่งต่อข้อมูลกันภายในทีมได้อย่างต่อเนื่อง เพราะทุกคนในทีมต่างเข้าถึงได้ หรือจะกำหนดให้ใครดูได้ ใครแก้ไขได้ แล้วแต่กำหนดเลย
-
แอปพลิเคชันรักษาความปลอดภัย
ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่สำคัญหรือไม่ แต่หากเป็นข้อมูลขององค์กรย่อมมีความสำคัญและต้องลับเฉพาะที่สุด
- Google Admin แอปพลิเคชันที่เอาไว้สำหรับจัดการ Google Workspace ให้กับองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มผู้ใช้งาน เพิ่มอุปกรณ์ที่ใช้งาน กำหนดการตั้งค่าเพื่อความปลอดภัยในการเข้าถึงต่าง ๆ ซึ่งแอปพลิเคชันนี้จัดการได้ครบ จบในที่เดียว
จะเห็นได้ว่า Google Workspace อาจไม่เหมาะกับคนทั่วไปสักเท่าไร เพราะแอปพลิเคชันที่ Google ให้เข้าใช้ฟรีนั้นมีความเพียงพออยู่แล้ว แต่สำหรับองค์กร ที่ต้องทำงานร่วมกันเป็นทีม การติดต่อสื่อสาร แชร์ข้อมูลต่าง ๆ ให้กันจะง่ายยิ่งขึ้นหากมีการนำ Google Workspace อีกทั้งยังสร้างความน่าเชื่อถือ ดูเป็นมืออาชีพและสะดวกในการทำงานมากยิ่งขึ้น หากมีข้อสงสัยสามารถสอบถาม chicaccounting.com เพิ่มเติมได้เลยค่ะ
ที่มา : https://workspace.google.com/intl/th/