QuickBooks (ควิกบุค) มีประโยนช์กับการจัดการบํญชีอย่างไร

การจัดการบัญชีและการทำบัญชีเป็นหัวใจหลักของทุกองค์กร กล่าวโดยรวมว่า การทำบัญชี ช่วยให้รู้ถึงสถานการณ์ทางการเงินของธุรกิจและเตรียมรับมือหากเกิดการเปลี่ยนแปลงในอนาคต ถึงจะรู้ว่าการทำบัญชีเป็นสิ่งที่จำเป็นต่อกิจการ แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้ว่า การทำบัญชีเป็นเรื่องที่ยุ่งยากมากเช่นกัน โดยเฉพาะเจ้าของกิจการที่ไม่ได้เรียนด้านบัญชีโดยตรง การใช้โปรแกรมทางบัญชีจึงเป็นตัวเลือกหนึ่งที่ตอบโจทย์ในด้านนี้ เนื่องจากโปรแกรมบัญชีถูกออกแบบมาให้ใช้งานได้ง่าย แม้จะเป็นคนที่มีความรู้ทางบัญชีเพียงเล็กน้อย ซึ่งโปรแกรมทางบัญชีแบบสำเร็จรูปนั้นก็มีหลายตัวที่น่าสนใจ แต่ที่ได้รับความนิยมนั้นคงหนีไม่พ้น Quickbooks ซึ่งได้รับความนิยมเป็นอย่างมากในต่างประเทศ แล้วทำไมถึงได้รับความนิยม โปรแกรม Quickbooks มีข้อดีอย่างไร ทำอะไรได้บ้าง วันนี้เราจะมานำเสนอทุกคนเข้าใจแบบง่าย ๆ กัน

QuickBooks คืออะไร

QuickBooks (ควิกบุค) คือ โปรแกรมบัญชีที่ได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่องจาก Intuit เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงกลาง ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจซื้อมาขายไป บริการ นำเข้าส่งออก โรงงานผลิตสินค้า โรงเรียน องค์กรการกุศล เป็นต้น โดยระบบทำงานภายใต้ Windows มีทั้ง Single-User และ Multi-Users สามารถใช้บันทึกข้อมูลและออกรายงานได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ

ระบบของ QuickBooks เป็นอย่างไร

โดย QuickBooks มีระบบสำหรับทำบัญชีและสร้างฐานข้อมูลได้อย่างครบถ้วนสำหรับผู้ประกอบการ เช่น ระบบบัญชีแยกประเภท ระบบบัญชีเจ้าหนี้ ระบบบัญชีลูกหนี้ ระบบบัญชีสินค้าคงคลัง ระบบบัญชีเงินเดือน โดยการประมวลผลรายการค้าจะสามารถเลือกประมวลได้ทั้งแบบเดี่ยวหรือแบบกลุ่ม ในส่วนของการสร้างรายงานก็สามารถสร้างได้ตามความต้อการของผู้ใช้งาน อีกทั้งระบบ QuickBooks ยังมี online help และ Live Community (ปรึกษาโดยตรงกับผู้เชี่ยวชาญหรือผู้ประกอบการอื่น ๆ ผ่านระบบออนไลน์) ซึ่งสามารถเรียกใช้งานได้ตลอดเวลา มีการแสดงผลแบบกราฟฟิกที่สวยงามสามารถเรียนรู้ และใช้งานได้ง่ายมากสำหรับผู้เริ่มต้น และง่ายสำหรับผู้ใช้งานโดยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ทางบัญชี

สำหรับองค์กร QuickBooks สามารถจัดทำกราฟเพื่อเสนอต่อผู้บริหารได้ทันที ทั้งกราฟแสดงค่าใช้จ่าย กราฟแสดงยอดหนี้ กราฟแสดงยอดสินทรัพย์ และกราฟเปรียบเทียบยอดจริงและยอดงบประมาณ ในส่วนของการถ่ายโอนข้อมูลเพื่อนำไปใช้ในโปรแกรมอื่น และนำข้อมูลอื่นมาใช้ในโปรแกรม QuickBooks สามารถทำได้เช่นกัน

ข้อดีของการใช้ QuickBooks

1. ข้อมูลมีความปลอดภัยสูง

QuickBooks Online Accounting Software ทำงานบนระบบคลาวด์ คอมพิวติ้ง (Cloud Computing) ข้อมูลมีความปลอดภัยสูง นั่นคือมีการรักษาชั้นความลับของข้อมูล จำกัดสิทธิ์การเข้าใช้ ความถูกต้องครบถ้วนของข้อมูล ข้อมูลจะต้องมีความพร้อมในการใช้งานอยู่เสมอ มีการสำรองข้อมูลอัตโนมัติแบบออนไลน์ รับประกันความปลอดภัยในการเก็บรักษาข้อมูลระดับธนาคาร ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลจะไม่สูญหายอย่างแน่นอน

2. แบ่งปันข้อมูลอย่างปลอดภัย

ผู้ใช้ QuickBooks Online Accounting Software สามารถเข้าถึงข้อมูลที่อยู่บนคลาวด์ได้จากทุกมุมของโลก ทำงานบนฐานข้อมูลชุดเดียวกันเสมอผ่านอินเทอร์เน็ต  ข้อมูลจากฝ่ายต่าง ๆ จะถูกส่งต่อให้กับนักบัญชีอย่างปลอดภัย และนักบัญชีสามารถออนไลน์เข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ ทุกเวลา ผ่านหลากหลายอุปกรณ์ ทำให้ทำงานได้สะดวก ช่วยประหยัดเวลาได้มาก ลดความยุ่งยาก ไม่ต้องเสียเวลาดาวน์โหลดไฟล์และเสียเวลารอการส่งเอกสารอีกต่อไป

3. ทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา

QuickBooks Online Accounting Software เป็น Mobile Accounting รองรับการทำงานผ่านมือถือ ช่วยให้การทำธุรกิจง่ายขึ้น สามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา ทุกแพลทฟอร์ม ที่สามารถเชื่อมต่อเข้าสู่ระบบอินเทอร์เน็ต สามารถใช้งานได้ง่าย laptop, PC, tablet, smartphone, iPad, หรือ mac ตามความสะดวกข้อมูลมีความถูกต้องและทันสมัยอยู่เสมอ ช่วยในการตัดสินใจและการบริหารจัดการ ลดเวลา ลดความยุ่งยาก สามารถบริหารงานได้อย่างทันท่วงที ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนในโลกก็ตาม

4. ประหยัดค่าใช้จ่าย

การใช้ Quickbooks ผู้ประกอบการไม่ต้องเสียเงินลงทุนอุปกรณ์ด้านไอทีที่มีราคาแพง ไม่จำเป็นต้องลงทุนก้อนโตซื้อ Hardware และ Software เองทั้งระบบ ลดความรับผิดชอบในการดูแลระบบลง ทำให้ลดต้นทุนของผู้ประกอบการในด้านไอทีลงไปได้มาก

5. การสำรองข้อมูล

ผู้ประกอบการไม่ต้องสำรองข้อมูลอีกต่อไป QuickBooks Online accounting software มีการสำรองข้อมูลโดยอัตโนมัติ รับประกันความปลอดภัยในการเก็บรักษาข้อมูลระดับธนาคาร

6. ทำรายงานให้อย่างอัตโนมัติ

QuickBooks Online Accounting Software มีแดชบอร์ด แสดงกราฟหลายอย่างที่ให้ภาพรวมของยอดขาย รายได้ ค่าใช้จ่าย และ ผลกำไรขาดทุน คุณสามารถคลิกที่ภาพเพื่อดูข้อมูลที่เจาะลึก โดยสามารถกำหนดช่วงวันที่ได้สำหรับกราฟแต่ละกราฟ นอกจากนี้ยังจัดทำรายงานให้อย่างอัตโนมัติ เช่น รายงานกระแสเงินสด งบกำไรขาดทุน หรือ จัดทำรายงานในรูปแบบที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย ผู้ประกอบการสามารถออกเอกสารอย่างมืออาชีพภายในไม่กี่วินาที เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจในการบริหารงาน

7. การสร้างใบแจ้งหนี้

สามารถสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ไปยังลูกหนี้ โดยสามารถรู้ได้ว่าลูกหนี้เห็นใบแจ้งหนี้หรือไม่ รวมถึงชำระเงินออนไลน์เรียบร้อยแล้วหรือยัง

8. การใช้งานร่วมกับแอปพลิเคชันอื่น ๆ

QuickBooks Online accounting software สามารถเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันอื่น ๆได้อย่างง่ายดายโดยใช้ Application Programming Interface (API) ความสามารถในการเชื่อมต่อกับผลิตภัณฑ์อื่น ๆ นี้ช่วยให้คุณประหยัดเวลาไม่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำซ้อน

จะเห็นได้ว่าโปรแกรม QuickBooks มีความสามารถในการทำงานที่ดีเยี่ยม สามารถลดภาระงานทางด้านบัญชีของผู้ประกอบการได้ หากผู้ประกอบการท่านไหนมีความสนใจจะใช้โปรแกรม QuickBooks และยังมีคำถามเพิ่มเติม หรือหากใช้โปรแกรม QuickBooks และต้องการนักบัญชีที่สามารถใช้โปรแกรม QuickBooks มาช่วยทำบัญชี สามารถสอบถามมายัง Chic accounting ได้เลยค่ะ

https://quickbooks.intuit.com/global/th/oa/online-accounting-software-for-small-business/?cid=ppc_QBO_TH_Top_B_Broad_G_Top12_Thai&gad_source=1&gclid=Cj0KCQiA4Y-sBhC6ARIsAGXF1g47mxps24NAhDK5wX_touGam73IQfXLIafV22mdJlahVcSzInOcXkEaAoyIEALw_wcB&gclsrc=aw.ds