e-Tax Invoice ธุรกิจขนาดเล็ก เริ่มต้นยังไงดี | Chic Accounting

e-Tax Invoice คืออะไรกันแน่

e-Tax Invoice คือใบกำกับภาษีที่จัดทำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร โดยวิธีจัดทำ รับรอง และนำส่งข้อมูลจะแตกต่างกันตามระบบที่เลือกใช้ เช่น e-Tax Invoice by Email ซึ่งใช้กระบวนการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) และ e-Tax Invoice & e-Receipt ซึ่งใช้การลงลายมือชื่อดิจิทัลตามมาตรฐานที่กำหนด

ระบบดังกล่าวช่วยให้ผู้ประกอบการจัดทำ ส่งมอบ และจัดเก็บเอกสารภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างเป็นระบบ ลดภาระการจัดการเอกสารกระดาษ และช่วยให้ค้นหาเอกสารย้อนหลังได้สะดวกขึ้น อย่างไรก็ตาม การนำไฟล์ PDF ส่งทางอีเมลเพียงอย่างเดียวไม่ได้หมายความว่าเอกสารนั้นเป็น ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ที่จัดทำถูกต้องตามระบบของกรมสรรพากรแล้ว

ระบบที่ผู้ประกอบการมักพิจารณามี 2 รูปแบบหลัก ได้แก่ e-Tax Invoice by Email และ e-Tax Invoice & e-Receipt ซึ่งมีข้อกำหนดและขั้นตอนการใช้งานต่างกัน จึงควรเลือกตามคุณสมบัติของกิจการและความพร้อมของระบบงาน

e-Tax Invoiceby Email

ระบบนี้รองรับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี และต้องมีคุณสมบัติตามเงื่อนไขที่กำหนด เหมาะกับกิจการที่ต้องการเริ่มจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์โดยไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่อระบบบัญชีขนาดใหญ่

โดยทั่วไป ผู้ประกอบการต้องจัดทำใบกำกับภาษีในรูปแบบไฟล์ที่ระบบกำหนด ใช้อีเมลที่ลงทะเบียนไว้ส่งเอกสารให้ผู้ซื้อ และสำเนาอีเมลถึงระบบ e-Tax Invoice by Email เพื่อดำเนินการประทับรับรองเวลา ขั้นตอนและรูปแบบไฟล์ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดของระบบ ไม่สามารถใช้ไฟล์สแกนใบกำกับภาษีกระดาษแทนได้

ก่อนสมัคร ควรตรวจสอบคุณสมบัติ เอกสารที่ต้องใช้ และข้อกำหนดล่าสุดจากกรมสรรพากรหรือระบบ e-Tax Invoice by Email เพราะการมีรายได้ไม่เกินเกณฑ์เพียงอย่างเดียวไม่ได้หมายความว่าจะผ่านเงื่อนไขทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

e-Tax Invoice & e-Receipt

ระบบนี้รองรับการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด ผู้ประกอบการที่เข้าเงื่อนไขสามารถใช้ระบบนี้ได้โดยไม่ใช้เพดานรายได้ 30 ล้านบาทแบบเดียวกับ e-Tax Invoice by Email

การใช้งานต้องจัดทำข้อมูลตามรูปแบบที่กำหนด ลงลายมือชื่อดิจิทัลด้วยใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ และนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรตามช่องทางและกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้อง กิจการอาจพิจารณาใช้ระบบของตนเองหรือบริการจากผู้ให้บริการที่เกี่ยวข้อง โดยควรตรวจสอบข้อกำหนดและค่าใช้จ่ายก่อนตัดสินใจ

ระบบนี้จึงไม่ได้จำกัดเฉพาะธุรกิจขนาดกลางหรือขนาดใหญ่เท่านั้น การเลือกใช้ควรพิจารณาคุณสมบัติของกิจการ ปริมาณเอกสาร ความพร้อมด้านเทคนิค และความต้องการเชื่อมโยงข้อมูลกับระบบบัญชี

ทำไมธุรกิจขนาดเล็กควรเริ่มพิจารณา

เหตุผลแรกคือความคาดหวังจากลูกค้าองค์กร บางบริษัทอาจกำหนดให้คู่ค้าส่งเอกสารภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้สอดคล้องกับกระบวนการจัดซื้อและบัญชี หากธุรกิจยังใช้เอกสารกระดาษอยู่ ควรสอบถามลูกค้าให้ชัดเจนว่าต้องการเอกสารประเภทใดและต้องใช้ระบบใดเป็นพิเศษ

เหตุผลที่สองคือการลดภาระงานเอกสารในระยะยาว เมื่อจัดระบบได้เหมาะสม ธุรกิจอาจลดค่าใช้จ่ายด้านการพิมพ์และจัดส่งเอกสาร รวมถึงค้นหาเอกสารย้อนหลังได้สะดวกขึ้น อย่างไรก็ตาม ยังต้องมีขั้นตอนตรวจสอบข้อมูลและจัดเก็บเอกสารให้ครบถ้วนตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด

อีกเหตุผลหนึ่งคือการเตรียมความพร้อมด้านดิจิทัล การเริ่มศึกษาระบบตั้งแต่เนิ่น ๆ ช่วยให้ธุรกิจมีเวลาประเมินค่าใช้จ่าย ทดลองขั้นตอนทำงาน และเตรียมผู้รับผิดชอบก่อนตัดสินใจเปลี่ยนระบบจริง ทั้งนี้ ไม่ควรเข้าใจว่าผู้ประกอบการทุกรายต้องเปลี่ยนมาใช้ระบบเดียวกันทันทีโดยไม่มีเงื่อนไข ควรตรวจสอบข้อกำหนดที่ใช้กับกิจการของตนโดยตรง

เริ่มต้นยังไงถ้าเป็นธุรกิจขนาดเล็ก

ขั้นแรกควรตรวจสอบว่ากิจการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วหรือไม่ และมีคุณสมบัติตรงตามระบบที่ต้องการใช้หรือไม่ จากนั้นจึงพิจารณาปริมาณเอกสาร รูปแบบการขาย และความพร้อมของผู้ดูแลเอกสารก่อนเลือกแนวทาง

หากเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เข้าเกณฑ์ e-Tax Invoice by Email ระบบนี้อาจเป็นทางเลือกหนึ่งสำหรับกิจการที่ต้องการเริ่มต้นโดยไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่อระบบบัญชีแบบอัตโนมัติ แต่ยังต้องจัดทำเอกสารตามรูปแบบและดำเนินการตามขั้นตอนที่กำหนด

หากธุรกิจมีรายการจำนวนมาก ต้องออกเอกสารจากระบบขาย หรือต้องการเชื่อมโยงข้อมูลกับระบบบัญชี ควรประเมิน e-Tax Invoice & e-Receipt หรือบริการจากผู้ให้บริการที่เกี่ยวข้อง โดยเปรียบเทียบค่าใช้จ่าย ความสามารถในการเชื่อมต่อ และขั้นตอนการจัดการเอกสารก่อนเลือกใช้

ไม่ว่าจะเลือกแนวทางใด ควรตรวจสอบรายละเอียดของเอกสาร เช่น ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี รายการสินค้า จำนวนเงิน และภาษีมูลค่าเพิ่มตามกรณี ก่อนส่งมอบเอกสารทุกครั้ง รวมถึงกำหนดผู้รับผิดชอบในการจัดเก็บและค้นหาเอกสารย้อนหลังให้ชัดเจน

จุดที่ธุรกิจเล็กมักกังวล

หลายธุรกิจกังวลว่าการเปลี่ยนมาใช้ จะยุ่งยากและต้องมีความรู้ด้านเทคนิคเยอะ แต่ความยากง่ายขึ้นอยู่กับระบบที่เลือกใช้และขั้นตอนการทำงานเดิมของกิจการ หากมีผู้ช่วยวางกระบวนการและฝึกผู้รับผิดชอบในช่วงแรก ก็จะช่วยให้การใช้งานเป็นระบบมากขึ้น

สิ่งสำคัญคือการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อนส่งเอกสาร และต้องเข้าใจขั้นตอนแก้ไขหรือยกเลิกเอกสารให้ถูกต้องตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง หากพบข้อผิดพลาด ไม่ควรแก้ไขไฟล์หรือส่งเอกสารใหม่โดยไม่ตรวจสอบขั้นตอนที่ระบบกำหนดเสียก่อน

บริการแอดมินบัญชีสามารถช่วยธุรกิจขนาดเล็กในด้านการจัดเตรียมข้อมูล ตรวจสอบเอกสาร ประสานงานกับผู้ให้บริการ และจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบได้ ทั้งนี้ ควรกำหนดขอบเขตงานให้ชัดเจนว่าครอบคลุมขั้นตอนใด และใครเป็นผู้รับผิดชอบการอนุมัติหรือส่งเอกสารเข้าสู่ระบบ

เรื่องนี้เกี่ยวข้องกับชุด
ใบเสนอราคา ใบวางบิล ใบกำกับภาษี ต่างกันยังไง ใช้ตอนไหนบ้าง
โดยตรง เพราะเป็นการจัดทำใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด ไม่ใช่การเปลี่ยนเอกสารทุกชนิดในกระบวนการขายให้เป็นเอกสารประเภทเดียวกัน

นอกจากนี้ การจัดเก็บเอกสารค่าใช้จ่ายและหลักฐานประกอบให้ครบถ้วนก็เป็นส่วนสำคัญของการจัดระบบบัญชี สามารถอ่านเพิ่มเติมได้จากบทความ

ระบบเงินสดย่อย ควบคุมยังไงไม่ให้บัญชีปวดหัวทุกสิ้นเดือน

คำถามที่คนถามกันบ่อย