ระบบเงินสดย่อย ควบคุมยังไงไม่ให้บัญชีปวดหัวทุกสิ้นเดือน
มีเจ้าของร้านอาหารรายหนึ่งเคยบ่นให้ฟังว่า เงินสดย่อยในลิ้นชักหายไปเรื่อยๆ ทั้งที่ไม่มีใครขโมย พอไล่ดูจริงๆ ถึงรู้ว่าเป็นเพราะพนักงานเบิกไปซื้อของแล้วลืมเก็บบิล บางทีก็จดยอดผิด สุดท้ายพอถึงสิ้นเดือนยอดเงินในมือกับยอดที่บันทึกไว้ไม่ตรงกัน ต้องมานั่งไล่หาความต่างทีละรายการ
เรื่องเงินสดย่อยฟังดูเป็นเรื่องเล็ก แต่ในทางปฏิบัติมักเป็นจุดที่ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางเจอปัญหาบ่อย เพราะเป็นเงินที่หมุนเวียนถี่ จำนวนไม่มากในแต่ละครั้ง แต่พอสะสมทั้งเดือนแล้วยอดคลาดเคลื่อนได้ง่ายหากไม่มีระบบรองรับที่ชัดเจน
ทำไมเงินสดย่อยถึงควบคุมยาก
ปัญหาที่พบได้บ่อยในหลายธุรกิจคือไม่มีการตั้งวงเงินตายตัว ไม่มีใบเบิกที่ระบุวัตถุประสงค์ชัดเจน และไม่มีผู้รับผิดชอบดูแลเงินสดย่อยโดยตรงคนเดียว เมื่อเป็นแบบนี้ พนักงานหลายคนต่างเบิกกันไปตามความจำเป็นเฉพาะหน้า โดยไม่มีใครบันทึกอย่างเป็นระบบ ทำให้เจ้าของธุรกิจไม่รู้ว่าเงินที่หายไปแต่ละเดือนหมดไปกับอะไรบ้าง
ตัวอย่างที่พบได้บ่อยคือธุรกิจที่ตั้งวงเงินสดย่อยไว้ 5,000 บาท แต่ไม่มีการเติมเงินคืนตามรอบที่ชัดเจน พอเงินในมือเหลือน้อยก็ควักเงินส่วนอื่นมาเสริมแทนชั่วคราว พอถึงเวลาบันทึกบัญชีจริงจึงแยกไม่ออกว่าเงินก้อนไหนเป็นเงินสดย่อย เงินก้อนไหนเป็นเงินของเจ้าของหรือเงินส่วนอื่น
ความสับสนแบบนี้อาจทำให้การควบคุมเงินสดและการบันทึกบัญชีคลาดเคลื่อนไปด้วย โดยเฉพาะถ้าเกิดขึ้นซ้ำหลายเดือนติดต่อกัน
วิธีควบคุมที่ใช้กันทั่วไปและไม่ยุ่งยาก
หลักการพื้นฐานที่สำนักงานบัญชีหลายแห่งใช้คือระบบวงเงินคงที่ หรือที่เรียกกันว่า Imprest System โดยกำหนดวงเงินสดย่อยไว้จำนวนหนึ่ง เช่น 5,000 บาท
ทุกครั้งที่เบิกใช้ควรมีใบเบิกเงินสดย่อยหรือเอกสารประกอบที่ระบุวันที่ จำนวนเงิน วัตถุประสงค์ และผู้เบิกให้ชัดเจน พร้อมแนบบิลหรือใบเสร็จประกอบทุกครั้งเท่าที่สามารถทำได้
เมื่อยอดเงินสดย่อยลดลงตามรายการที่จ่ายจริง ก็สามารถรวบรวมเอกสารเพื่อขอเติมเงินคืนให้กลับมาอยู่ที่วงเงินที่กำหนด โดยยอดเติมเงินควรสอดคล้องกับเอกสารการจ่ายที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว
วิธีนี้ช่วยให้ตรวจสอบได้ง่ายขึ้นมาก เพราะโดยหลักการแล้ว
เงินสดที่เหลืออยู่ + เอกสารประกอบรายการที่จ่ายไปแล้วและยังไม่ได้เติมคืน = วงเงินสดย่อย
ถ้ายอดไม่ตรงก็มักรู้ได้เร็วขึ้นว่ามีรายการไหนตกหล่น หรือมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นระหว่างทาง ไม่ต้องรอถึงสิ้นเดือนแล้วค่อยมานั่งไล่ย้อนหลังทีเดียว
อย่างไรก็ตาม วิธีนี้ก็ยังต้องอาศัยความสม่ำเสมอของผู้ดูแล เพราะถ้าไม่มีใครตรวจนับและกระทบยอดตามรอบที่กำหนดจริงจัง ระบบที่วางไว้ก็อาจไม่ได้ผลเต็มที่เช่นกัน
ตัวอย่างตัวเลขที่พอเห็นภาพ
ตัวอย่างที่ 1: ตั้งวงเงินสดย่อย 3,000 บาท
สมมติร้านค้าแห่งหนึ่งตั้งวงเงินสดย่อยไว้ 3,000 บาท และกำหนดให้ผู้ดูแลตรวจสอบทุก 2 สัปดาห์
ในช่วง 2 สัปดาห์มีรายการเบิกจ่าย 8 รายการ เช่น ค่าซื้ออุปกรณ์สำนักงาน ค่าน้ำดื่ม ค่าวัสดุสิ้นเปลือง และค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ รวมเป็นเงิน 2,150 บาท
วงเงินสดย่อยตั้งต้น = 3,000 บาท
รายจ่ายที่มีเอกสารประกอบ = 2,150 บาท
เงินสดที่ควรเหลือในมือ = 3,000 – 2,150
= 850 บาท
เมื่อนับเงินจริงในลิ้นชักพบว่ามีเงินสด 850 บาท และเอกสารประกอบรายการจ่ายรวม 2,150 บาท
เงินสดคงเหลือ = 850 บาท
เอกสารการจ่าย = 2,150 บาท
รวม = 850 + 2,150
= 3,000 บาท
ยอดรวมกลับมาตรงกับวงเงินตั้งต้น แสดงว่าในเบื้องต้นยอดเงินสดย่อยและเอกสารประกอบมีความสอดคล้องกัน
หากต้องการเติมเงินสดย่อยกลับให้เต็ม 3,000 บาท ก็สามารถดำเนินการเติมตามยอดรายการจ่ายที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว คือ 2,150 บาท
เงินสดก่อนเติม = 850 บาท
เงินเติมคืน = 2,150 บาท
เงินสดหลังเติม = 3,000 บาท
ตัวอย่างที่ 2: เงินสดในมือไม่ตรงกับเอกสาร
สมมติวงเงินสดย่อยยังคงอยู่ที่ 3,000 บาท แต่เอกสารที่รวบรวมได้แสดงว่ามีการจ่ายไปแล้ว 1,780 บาท
เงินสดที่ควรเหลือ = 3,000 – 1,780
= 1,220 บาท
แต่เมื่อนับเงินจริงกลับพบว่ามีเงินเหลือเพียง 1,170 บาท
เงินสดที่ควรมี = 1,220 บาท
เงินสดที่นับได้จริง = 1,170 บาท
ส่วนต่าง = ขาด 50 บาท
กรณีนี้ไม่ควรรีบบันทึก 50 บาทเป็นค่าใช้จ่ายทันที แต่ควรตรวจสอบก่อนว่าเกิดจากรายการใด เช่น มีรายการจ่ายที่ยังไม่มีเอกสาร บันทึกยอดผิด ทอนเงินผิด หรือมีการนำเงินออกไปโดยไม่ได้บันทึก
หากตรวจสอบแล้วยังไม่พบสาเหตุ จึงค่อยพิจารณาวิธีบันทึกบัญชีที่เหมาะสมตามข้อเท็จจริงและนโยบายของกิจการ
จุดที่ธุรกิจเล็กมักมองข้าม
ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนไม่น้อยไม่มีตำแหน่งแอดมินหรือพนักงานบัญชีประจำที่ดูแลเรื่องนี้โดยตรง เจ้าของกิจการจึงมักต้องจัดการเอง หรือปล่อยให้พนักงานแต่ละคนดูแลกันเอง ซึ่งในทางปฏิบัติมักไม่มีใครติดตามอย่างสม่ำเสมอ เพราะทุกคนมีงานหลักของตัวเองอยู่แล้ว
เมื่อเงินสดย่อยไม่มีคนดูแลจริงจัง ก็อาจกลายเป็นจุดรั่วไหลเล็กๆ ที่สะสมนานเข้าอาจเป็นเงินก้อนไม่น้อยเช่นกัน
ตรงนี้เองที่บริการแอดมินบัญชีสามารถเข้ามาช่วยได้ เพราะมีคนดูแลตรวจสอบใบเบิก จัดเก็บบิล และกระทบยอดเงินสดย่อยให้เป็นประจำทุกรอบ แยกออกจากงานบันทึกบัญชีหลักและงานยื่นภาษีที่ต้องทำอยู่แล้ว
ซึ่งช่วยให้เจ้าของธุรกิจไม่ต้องมานั่งไล่บิลเอง และมั่นใจได้มากขึ้นว่าเงินแต่ละบาทมีที่มาที่ไปชัดเจนเมื่อถึงเวลาปิดงบ
ถ้าธุรกิจของคุณกำลังจัดระบบเอกสารภายในให้เป็นระเบียบมากขึ้น เรื่องเอกสารประกอบการซื้อขายอย่าง
ใบเสนอราคา ใบวางบิล และใบกำกับภาษี
ก็เป็นอีกจุดที่ควรจัดระบบควบคู่กันไป เพราะเป็นเอกสารที่ต้องอ้างอิงกันในหลายขั้นตอนของธุรกิจ
เงินสดย่อยที่ดีควรมีระบบอะไรบ้าง
1. กำหนดวงเงิน
กำหนดวงเงินสดย่อยที่เหมาะสมกับรายจ่ายประจำ ไม่ควรสูงเกินความจำเป็น
2. กำหนดผู้รับผิดชอบ
ควรมีผู้ดูแลเงินสดย่อยที่ชัดเจน เพื่อลดปัญหาหลายคนถือเงินก้อนเดียวกัน
3. มีเอกสารทุกครั้ง
การเบิกควรมีหลักฐานระบุผู้เบิก วันที่ วัตถุประสงค์ และจำนวนเงิน พร้อมเอกสารประกอบเท่าที่สามารถจัดหาได้
4. กำหนดรอบกระทบยอด
ไม่จำเป็นต้องรอถึงสิ้นเดือน ควรกำหนดรอบตรวจสอบให้เหมาะกับปริมาณรายการ
5. แยกเงินสดย่อยออกจากเงินส่วนอื่น
ไม่ควรนำเงินส่วนตัวของเจ้าของ เงินทอนหน้าร้าน หรือเงินรับจากลูกค้ามาปะปนกับเงินสดย่อย
ถ้าเบิกเงินสดย่อยแล้วไม่มีบิล ทำยังไง?
ในทางปฏิบัติอาจมีบางรายการที่ผู้ขายไม่สามารถออกใบเสร็จหรือหลักฐานการรับเงินให้ได้ กรณีนี้กิจการควรพิจารณาว่าสามารถจัดหาเอกสารหรือหลักฐานอื่นเพื่อยืนยันรายการได้หรือไม่
บางกิจการอาจใช้เอกสารภายใน เช่น ใบรับรองการจ่ายเงิน เพื่ออธิบายว่าใครเป็นผู้จ่าย จ่ายให้ใคร จ่ายเมื่อใด จ่ายเพื่อวัตถุประสงค์อะไร และเป็นจำนวนเท่าใด พร้อมให้ผู้เกี่ยวข้องลงนามรับรอง
แต่ควรใช้เป็นกรณีจำเป็น ไม่ควรนำมาใช้แทนใบเสร็จเป็นวิธีปกติ เพราะเอกสารภายในเพียงอย่างเดียวไม่ได้ทำให้รายจ่ายทุกประเภทถือเป็นรายจ่ายทางภาษีโดยอัตโนมัติ การหักเป็นค่าใช้จ่ายยังต้องพิจารณาตามหลักเกณฑ์ของภาษีและเอกสารประกอบที่กฎหมายกำหนด
เงินสดย่อยที่ขาดหรือเกินจากยอดที่ควรจะเป็น ต้องทำยังไง
ควรตรวจสอบย้อนหลังหาสาเหตุก่อนเสมอ หากพบว่าส่วนต่างเกิดจากรายการที่ตกหล่นหรือบันทึกผิด ก็ควรแก้ไขรายการให้ถูกต้องก่อน
หากตรวจสอบแล้วไม่พบสาเหตุจริงๆ กิจการจึงค่อยพิจารณาวิธีบันทึกบัญชีที่เหมาะสม โดยควรแยกให้เห็นว่าเป็นรายการขาดหรือเกินจากเงินสด ไม่ควรนำไปปะปนกับรายจ่ายปกติเพื่อทำให้ยอดกลับมาตรงเพียงอย่างเดียว
เพราะเป้าหมายของการควบคุมเงินสดย่อยไม่ใช่แค่ทำให้ยอดบัญชีตรง แต่ต้องสามารถอธิบายได้ด้วยว่าเงินแต่ละรายการถูกใช้ไปกับอะไร
คำถามที่คนถามกันบ่อย
ควรตั้งวงเงินสดย่อยเท่าไหร่ถึงจะเหมาะสม
โดยทั่วไปขึ้นอยู่กับขนาดและความถี่ของรายจ่ายเล็กๆ ในแต่ละธุรกิจ หลายกิจการนิยมตั้งวงเงินให้พอใช้หมุนเวียนประมาณ 1-2 สัปดาห์ ไม่มากจนเสี่ยงต่อการควบคุม และไม่น้อยจนต้องเติมเงินบ่อยเกินไป แต่ตัวเลขที่เหมาะสมจริงๆ ควรพิจารณาตามลักษณะการดำเนินงานของแต่ละกิจการเป็นหลัก
ถ้าเบิกเงินสดย่อยไปแล้วไม่มีบิล ทำยังไง
ควรตรวจสอบก่อนว่ามีเอกสารหรือหลักฐานอื่นที่ใช้ยืนยันรายการได้หรือไม่ หากจำเป็นอาจจัดทำเอกสารภายในเพื่ออธิบายรายการและให้ผู้เกี่ยวข้องรับรอง แต่เอกสารดังกล่าวไม่ได้ทำให้รายจ่ายเป็นรายจ่ายทางภาษีโดยอัตโนมัติ จึงควรเก็บหลักฐานประกอบให้มากที่สุด
เงินสดย่อยที่ขาดหรือเกินจากยอดที่ควรจะเป็น ต้องทำยังไง
ควรตรวจสอบย้อนหลังหาสาเหตุก่อน เช่น รายการตกหล่น การทอนเงินผิด หรือการบันทึกยอดผิด หากตรวจสอบแล้วยังหาสาเหตุไม่ได้ จึงค่อยพิจารณาวิธีบันทึกบัญชีที่เหมาะสมตามข้อเท็จจริงและนโยบายของกิจการ
เงินสดย่อยกับเงินทอนหน้าร้านเป็นเรื่องเดียวกันไหม
เป็นคนละส่วนกันค่ะ เงินทอนหน้าร้านใช้สำหรับทอนเงินให้ลูกค้าตอนขายสินค้า ส่วนเงินสดย่อยใช้สำหรับรายจ่ายเล็กๆ น้อยๆ ภายในกิจการ ทั้งสองส่วนควรแยกการควบคุมและกระทบยอดออกจากกัน เพื่อไม่ให้ปะปนกันตอนตรวจสอบ
ธุรกิจขนาดเล็กจำเป็นต้องมีแอดมินดูแลเงินสดย่อยโดยเฉพาะไหม
ไม่จำเป็นต้องมีตำแหน่งเฉพาะเสมอไป แต่ควรมีผู้ใดผู้หนึ่งรับผิดชอบตรวจสอบและกระทบยอดอย่างสม่ำเสมอ หากไม่มีกำลังคนภายในเพียงพอ การใช้บริการแอดมินบัญชีจากภายนอกก็เป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่ช่วยแบ่งเบาภาระส่วนนี้ได้
ให้ระบบเงินสดย่อยเป็นเรื่องที่ตรวจสอบได้
ถ้าธุรกิจของคุณเจอปัญหาเงินสดย่อยไม่ตรงบัญชีอยู่บ่อยๆ หรือไม่มีเวลามานั่งดูแลเอกสารเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ ทัก Chic Accounting มาคุยกันได้เลยค่ะ
ทีมงานของเรามีบริการแอดมินบัญชีที่ช่วยดูแลการจัดเก็บเอกสาร ตรวจสอบใบเบิก และกระทบยอดเงินสดย่อยให้เป็นระบบ ควบคู่ไปกับงานบัญชีและภาษีที่ทำอยู่แล้ว
Chic Accounting
ที่อยู่: เลขที่ 5 อาคารสิทธิวรกิจ ชั้นที่ 14 ซอยพิพัฒน์ (สีลม 3)
ถนนสีลม แขวงสีลม เขตบางรัก กรุงเทพฯ 10500
โทร: 094-981-2888, 093-379-8488
อีเมล:
c.chicacct@gmail.com
LINE: fahthongacc
เว็บไซต์:
www.chicaccounting.com
แหล่งอ้างอิง
– สภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์ — มาตรฐานการบัญชีและแนวปฏิบัติด้านการบัญชี
https://www.tfac.or.th
– กรมสรรพากร หลักฐานประกอบการบันทึกบัญชีและรายจ่ายของกิจการตามประมวลรัษฎากร
https://www.rd.go.th