รายงานสรุปรายรับรายจ่ายประจำเดือน ทำไมเจ้าของธุรกิจควรเห็นทุกเดือน | Chic Accounting

เขียนโดยทีมนักบัญชี Chic Accounting

เจ้าของธุรกิจขายเครื่องสำอางออนไลน์รายหนึ่งเคยคิดว่าธุรกิจของตัวเองไปได้ดี เพราะยอดขายในแต่ละเดือนยังเข้ามาอย่างต่อเนื่อง แต่เมื่อถึงช่วงสรุปผลประกอบการกลับพบว่า กำไรที่เหลือจริงไม่ได้มากอย่างที่คิด สาเหตุสำคัญคือที่ผ่านมาไม่ได้เห็นตัวเลขรายรับและค่าใช้จ่ายของแต่ละเดือนในภาพรวมอย่างเป็นระบบ

เรื่องนี้เกิดขึ้นได้กับธุรกิจขนาดเล็กถึงกลาง เพราะเจ้าของกิจการจำนวนไม่น้อยจะให้ความสำคัญกับการปิดบัญชีและการยื่นภาษีเป็นหลัก ขณะที่ข้อมูลสำหรับใช้ติดตามผลการดำเนินงานระหว่างปีอาจไม่ได้ถูกจัดทำหรือสรุปให้ดูเป็นประจำ

การมี รายงานสรุปรายรับรายจ่ายประจำเดือน จึงช่วยให้เจ้าของธุรกิจเห็นตัวเลขได้เร็วขึ้น และสามารถนำข้อมูลไปใช้ประกอบการวางแผนธุรกิจในเดือนถัดไปได้ โดยไม่ต้องรอจนถึงสิ้นปีจึงค่อยเห็นภาพรวมทั้งหมด

ทำไมรอถึงปลายปีถึงอาจทำให้แก้ปัญหาได้ช้า

การรู้ตัวเลขธุรกิจเพียงปีละครั้งทำให้ข้อมูลที่ใช้ตัดสินใจส่วนใหญ่เป็นข้อมูลที่เกิดขึ้นไปแล้ว หากมีค่าใช้จ่ายบางรายการเพิ่มขึ้นผิดปกติตั้งแต่ช่วงต้นปี แต่ไม่มีการติดตามเป็นรายเดือน กว่าจะพบความเปลี่ยนแปลงก็อาจผ่านไปหลายเดือนแล้ว

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจที่มีต้นทุนวัตถุดิบเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องจากราคาตลาด หากไม่มีการเปรียบเทียบต้นทุนกับยอดขายเป็นระยะ เจ้าของกิจการอาจไม่ทันสังเกตว่าอัตรากำไรเริ่มลดลง การเห็นข้อมูลเร็วขึ้นช่วยให้มีเวลาพิจารณาปรับราคาขาย ปรับสัดส่วนสินค้า หรือเจรจาต้นทุนกับซัพพลายเออร์ได้ก่อนที่ปัญหาจะสะสมเป็นเวลานาน

รายงานรายเดือนควรมีอะไรบ้าง

รายงานสรุปรายรับรายจ่ายประจำเดือนที่มีประโยชน์ควรออกแบบให้เหมาะกับลักษณะของแต่ละธุรกิจ โดยทั่วไปอาจประกอบด้วยยอดขายหรือรายรับของเดือนนั้น ต้นทุนที่เกี่ยวข้อง ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน และผลการดำเนินงานที่ต้องการติดตาม

นอกจากนี้ควรแยกค่าใช้จ่ายออกเป็นหมวดหมู่ เช่น ค่าเช่า เงินเดือนพนักงาน ค่าการตลาด ค่าขนส่ง ค่าสาธารณูปโภค และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เพื่อให้เจ้าของธุรกิจมองเห็นได้ง่ายว่าเงินถูกใช้ไปกับส่วนใดมากที่สุด

การเปรียบเทียบตัวเลขแบบเดือนต่อเดือนก็มีความสำคัญ เพราะช่วยให้เห็นแนวโน้มของธุรกิจได้ชัดขึ้น เช่น รายรับเพิ่มขึ้นหรือไม่ ค่าใช้จ่ายส่วนใดเพิ่มขึ้นมากกว่าปกติ หรือมีรายการใดที่ควรตรวจสอบเพิ่มเติม

อย่างไรก็ตาม รูปแบบรายงานที่เหมาะสมอาจแตกต่างกันไปตามประเภทธุรกิจ เช่น ธุรกิจบริการอาจให้ความสำคัญกับต้นทุนบุคลากร ขณะที่ธุรกิจซื้อขายสินค้าอาจต้องติดตามต้นทุนสินค้าและค่าใช้จ่ายด้านการจัดส่งมากกว่า

ตัวอย่างที่ใช้ตัดสินใจได้จริง

สมมติร้านค้าออนไลน์แห่งหนึ่งมียอดขายประมาณ 300,000 บาทต่อเดือน และพบจากรายงานว่าค่าโฆษณาออนไลน์เพิ่มจาก 30,000 บาทเป็น 60,000 บาทในเดือนหนึ่ง ขณะที่ยอดขายเพิ่มขึ้นเพียง 20,000 บาท

ตัวเลขนี้ไม่ได้หมายความโดยอัตโนมัติว่าการโฆษณาไม่คุ้มค่า เพราะยังต้องพิจารณาปัจจัยอื่น เช่น อัตรากำไรของสินค้า ยอดขายที่เกิดจากลูกค้าเดิมและลูกค้าใหม่ รวมถึงช่วงเวลาที่ลูกค้าตัดสินใจซื้อ แต่ข้อมูลดังกล่าวเป็นสัญญาณให้เจ้าของธุรกิจเข้าไปตรวจสอบประสิทธิภาพของค่าโฆษณาได้เร็วขึ้น

หากพบว่าค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นต่อเนื่องแต่ผลลัพธ์ไม่เป็นไปตามเป้าหมาย เจ้าของกิจการก็สามารถนำข้อมูลไปปรับงบโฆษณา เปลี่ยนช่องทางการตลาด หรือทบทวนแคมเปญในเดือนถัดไปได้ แทนที่จะรอจนถึงช่วงสิ้นปีจึงค่อยเห็นภาพรวม

หมายเหตุ: ตัวอย่างนี้เป็นกรณีสมมติเพื่ออธิบายแนวคิด ตัวเลขและผลลัพธ์จริงของแต่ละธุรกิจขึ้นอยู่กับลักษณะกิจการ ต้นทุน อัตรากำไร และปัจจัยทางธุรกิจอื่น ๆ

ทำไมธุรกิจเล็กมักไม่มีรายงานแบบนี้

ปัญหาหลักคือธุรกิจขนาดเล็กมักไม่มีบุคลากรที่ดูแลข้อมูลด้านการเงินเพื่อการบริหารโดยเฉพาะ เจ้าของกิจการเองก็ต้องดูแลงานขาย การตลาด ลูกค้า และการดำเนินงานประจำวัน จึงอาจไม่มีเวลามานั่งรวบรวมและวิเคราะห์ตัวเลขทุกเดือน

ขณะที่นักบัญชีที่ดูแลกิจการอาจมีหน้าที่หลักด้านการบันทึกบัญชี จัดทำข้อมูลทางบัญชี และดำเนินการด้านภาษีตามกำหนด ซึ่งแตกต่างจากการจัดทำรายงานเพื่อการบริหารที่ต้องนำข้อมูลมาสรุปให้อยู่ในรูปแบบที่เจ้าของธุรกิจสามารถอ่านและนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจได้ง่าย

ตรงนี้เป็นจุดที่บริการแอดมินบัญชีที่ครบวงจรสามารถเข้ามาช่วยได้ เพราะนอกจากงานด้านเอกสารและการประสานงานบัญชีแล้ว ยังสามารถช่วยรวบรวมข้อมูลและจัดทำรายงานสรุปรายรับรายจ่ายให้เจ้าของธุรกิจติดตามเป็นประจำทุกเดือนได้

รายงานลักษณะนี้ยังเชื่อมโยงกับการควบคุมค่าใช้จ่ายในรายการเล็ก ๆ เช่น
ระบบเงินสดย่อย
เพราะเมื่อมีการติดตามรายการต่าง ๆ อย่างเป็นระบบ ก็ช่วยให้ข้อมูลค่าใช้จ่ายที่นำมาสรุปในแต่ละเดือนมีความครบถ้วนมากขึ้น

คำถามที่คนถามกันบ่อย