วางบิล รับเช็ค ขั้นตอนที่ดูง่ายแต่ทำไมธุรกิจเล็กถึงเก็บเงินช้าอยู่เสมอ

เขียนโดยทีมนักบัญชี Chic Accounting

เจ้าของกิจการรับเหมาก่อสร้างรายหนึ่งเล่าให้เราฟังว่า
งานเสร็จไปหลายเดือนแล้ว แต่เงินยังไม่เข้า เพราะลืมไปว่ายังไม่ได้ส่งใบวางบิลให้ลูกค้า
พอนึกขึ้นได้ก็ต้องมานั่งไล่ว่างานไหนวางบิลไปแล้ว งานไหนยังไม่ได้วาง
แล้วลูกค้าแต่ละรายมีรอบตัดจ่ายวันไหนบ้าง
เป็นความยุ่งยากที่หลายธุรกิจไม่อยากให้เกิดขึ้น
แต่ก็เกิดขึ้นได้ง่ายถ้าไม่มีระบบติดตามที่ชัดเจน

การวางบิลและรับเช็คอาจดูเป็นงานเอกสารธรรมดา
แต่ในทางปฏิบัติถือเป็นส่วนสำคัญของการบริหารกระแสเงินสดธุรกิจ
เพราะต่อให้ขายของหรือให้บริการเสร็จแล้ว
ถ้าไม่มีคนติดตามเก็บเงินอย่างเป็นระบบ
เงินก็อาจไม่เข้าบริษัทตามกำหนดที่ควรจะเป็น

จุดที่ธุรกิจเล็กมักพลาด

ปัญหาที่พบได้บ่อยคือไม่มีการจดบันทึกรอบวางบิลของลูกค้าแต่ละรายให้ชัดเจน
บางบริษัทลูกค้ามีรอบตัดจ่ายทุกวันที่ 15
บางรายตัดทุกสิ้นเดือน
ถ้าพลาดรอบไปแม้แต่วันเดียว
อาจต้องรอรอบถัดไปกว่าจะได้รับเงิน

อีกปัญหาที่พบไม่แพ้กันคือเอกสารประกอบการวางบิลไม่ครบตามที่ลูกค้าต้องการ
เช่น ใบส่งของ ใบรับงาน ใบสั่งซื้อ หรือเอกสารภาษีที่เกี่ยวข้อง
ทำให้เอกสารถูกตีกลับ ต้องแก้ไขแล้วส่งใหม่
ซึ่งอาจทำให้ขั้นตอนรับเงินล่าช้าออกไปอีก

พอวางบิลผ่านแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการติดตามรับเช็คหรือรับโอนตามกำหนด
หลายธุรกิจไม่มีระบบติดตามที่ชัดเจนว่าบิลไหนถึงกำหนดรับเงินแล้วบ้าง
ทำให้บางครั้งลูกค้าเลื่อนจ่ายไปโดยไม่มีใครติดตาม
กว่าจะรู้ตัวว่าเงินยังไม่เข้าก็ผ่านไปหลายสัปดาห์แล้ว

ผลกระทบต่อกระแสเงินสดที่ไม่ควรมองข้าม

ลองนึกภาพธุรกิจที่มียอดขายเดือนละประมาณ 500,000 บาท
หากมีเงินที่ถึงกำหนดรับแต่ยังเก็บไม่ได้เฉลี่ยประมาณ 15 วัน
ธุรกิจก็อาจต้องมีเงินทุนหมุนเวียนสำรองไว้สำหรับค่าใช้จ่ายระหว่างรอรับเงิน

ตัวอย่างนี้เป็นเพียงการอธิบายให้เห็นภาพเท่านั้น
ไม่ได้หมายความว่าธุรกิจจะต้องมีเงินสำรองเท่ากับครึ่งหนึ่งของยอดขายเสมอไป
เพราะจำนวนเงินทุนหมุนเวียนที่ต้องใช้จริงขึ้นอยู่กับโครงสร้างต้นทุน
รอบการจ่ายเจ้าหนี้ ระยะเวลาเก็บเงินจากลูกค้า
และค่าใช้จ่ายประจำของแต่ละธุรกิจ

แต่หลักการสำคัญคือ หากลูกค้าชำระเงินช้ากว่ากำหนด
เงินสดที่ควรนำมาใช้หมุนเวียนในกิจการก็จะค้างอยู่ในลูกหนี้การค้านานขึ้น
หากธุรกิจมีเงินสำรองไม่เพียงพอ
ก็อาจต้องหาแหล่งเงินทุนระยะสั้นมาเสริมสภาพคล่อง
ซึ่งอาจมีต้นทุนทางการเงินเพิ่มขึ้น

วางระบบให้ติดตามได้ง่ายขึ้น

สิ่งที่ช่วยได้มากคือการทำตารางติดตามบิลแยกตามลูกค้าแต่ละราย
ระบุวันที่ส่งงาน วันที่วางบิล รอบวางบิลหรือรอบตัดจ่ายของลูกค้า
จำนวนเงิน วันครบกำหนดรับเงิน และสถานะการชำระเงิน
เพื่อให้เห็นภาพรวมว่าเดือนนี้ควรได้รับเงินจากรายไหนบ้าง
และรายไหนที่ใกล้ครบกำหนดแล้วยังไม่ได้รับ

เมื่อมีข้อมูลเหล่านี้อยู่ในตารางเดียวกัน
แอดมินหรือผู้รับผิดชอบก็สามารถตรวจสอบได้ง่ายขึ้นว่า
บิลไหนต้องวาง บิลไหนต้องติดตาม และบิลไหนได้รับเงินแล้ว
ลดโอกาสที่งานจะตกหล่นเพราะต้องจำข้อมูลจากหลายที่

นอกจากนี้ควรตรวจสอบเอกสารให้ครบถ้วนตามที่ลูกค้าแต่ละรายต้องการ
ก่อนส่งวางบิลทุกครั้ง เพราะแต่ละบริษัทอาจมีข้อกำหนดเอกสารไม่เหมือนกัน
การเตรียมเอกสารให้ถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรกช่วยลดโอกาสที่บิลจะถูกตีกลับ
และควรเก็บสำเนาเอกสารทุกฉบับที่ส่งไว้เป็นหลักฐาน
เผื่อกรณีมีข้อโต้แย้งเรื่องการส่งหรือการรับเอกสารในภายหลัง

งานนี้เหมาะกับแอดมินบัญชีมากกว่าที่คิด

งานวางบิลและติดตามรับเช็คเป็นงานที่ต้องทำสม่ำเสมอ
ละเอียด และต้องคอยติดตามอย่างต่อเนื่อง
ซึ่งเจ้าของธุรกิจที่ต้องดูแลงานหลักอย่างอื่นอยู่แล้ว
มักไม่มีเวลาทำได้ครบทุกขั้นตอน

บริการแอดมินบัญชีที่ช่วยดูแลงานด้านเอกสารและติดตามรายการ
สามารถช่วยจัดทำตารางติดตาม เตรียมเอกสารให้ครบ
ตรวจสอบกำหนดวางบิล และติดตามสถานะการชำระเงิน
เพื่อให้กระบวนการเก็บเงินเป็นระบบมากขึ้น
และช่วยลดโอกาสลืมวางบิลหรือลืมติดตามลูกค้า

เอกสารที่เกี่ยวข้องอย่าง
ใบเสนอราคา ใบวางบิล และใบกำกับภาษี
ก็ควรจัดระบบให้สอดคล้องกันไปพร้อมกัน
เพราะเอกสารแต่ละประเภทมีหน้าที่แตกต่างกัน
แต่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลกันตลอดกระบวนการขายและรับชำระเงิน

คำถามที่คนถามกันบ่อย

ลูกค้าไม่ยอมรับใบวางบิลเพราะเอกสารไม่ครบ ควรทำยังไง

ควรสอบถามฝ่ายจัดซื้อหรือฝ่ายบัญชีของลูกค้าล่วงหน้าว่าต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง
ประกอบการวางบิล เช่น ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ ใบรับงาน หรือเอกสารอื่นที่ลูกค้ากำหนด
เพื่อเตรียมเอกสารให้ครบตั้งแต่ครั้งแรก
หากเอกสารถูกตีกลับ ควรตรวจสอบว่าขาดเอกสารหรือข้อมูลส่วนใด
แล้วดำเนินการแก้ไขและส่งกลับโดยเร็ว

ลูกค้าเลื่อนจ่ายเงินบ่อย ๆ ควรทำยังไง

โดยทั่วไปควรมีระบบติดตามที่ชัดเจนและทวงถามอย่างสุภาพแต่สม่ำเสมอ
โดยเฉพาะก่อนถึงกำหนดชำระและเมื่อเลยกำหนดแล้ว
หากเกิดขึ้นซ้ำกับลูกค้ารายเดิมบ่อยครั้ง
อาจต้องพิจารณาทบทวนเงื่อนไขการชำระเงินสำหรับงานครั้งต่อไป
เช่น การกำหนดเงินมัดจำหรือแบ่งชำระตามความคืบหน้าของงาน
ทั้งนี้ควรพิจารณาตามลักษณะงานและข้อตกลงทางธุรกิจของแต่ละราย

เช็คที่ได้รับมาเด้งหรือขึ้นเงินไม่ได้ ควรทำยังไง

ควรติดต่อลูกค้าเพื่อสอบถามและตรวจสอบสาเหตุโดยเร็ว
รวมถึงตรวจสอบเอกสารและหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงิน
หากสามารถตกลงวิธีชำระเงินใหม่ได้
อาจพิจารณาเปลี่ยนเป็นการโอนเงินหรือช่องทางอื่นตามที่คู่สัญญาตกลงกัน
หากมีข้อพิพาทหรือความเสียหายที่ชัดเจน
ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายเพื่อพิจารณาแนวทางที่เหมาะสมกับกรณีนั้น

ธุรกิจขนาดเล็กที่มีลูกค้าไม่กี่ราย จำเป็นต้องมีระบบติดตามบิลด้วยไหม

โดยทั่วไปยังจำเป็นอยู่ค่ะ
เพราะแม้จำนวนลูกค้าจะน้อย แต่ถ้าไม่มีระบบติดตามที่ชัดเจน
ก็ยังเสี่ยงลืมวางบิลหรือลืมติดตามรับเงินได้เช่นกัน
โดยเฉพาะช่วงที่ธุรกิจมีงานหลายด้านเข้ามาพร้อมกัน
เพียงแค่มีตารางติดตามง่าย ๆ ที่ระบุวันวางบิลและวันครบกำหนดชำระ
ก็ช่วยให้ตรวจสอบสถานะได้ง่ายขึ้นแล้ว

ควรวางบิลเร็วแค่ไหนหลังส่งมอบงานหรือสินค้า

ควรวางบิลตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ในสัญญา ใบสั่งซื้อ
หรือเงื่อนไขของลูกค้าแต่ละราย
หากเอกสารและเงื่อนไขพร้อมแล้ว การดำเนินการวางบิลให้ทันรอบที่กำหนด
จะช่วยไม่ให้ต้องรอรอบวางบิลหรือรอบจ่ายถัดไป
ดังนั้นสิ่งสำคัญไม่ใช่เพียงการวางบิลให้เร็ว
แต่ต้องวางบิลให้ถูกต้องและทันตามรอบของลูกค้าด้วย

แหล่งอ้างอิง

สภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์ —
แนวทางและองค์ความรู้ด้านการบัญชีและการบริหารลูกหนี้การค้า:
https://www.tfac.or.th

ธนาคารแห่งประเทศไทย —
ข้อมูลความรู้ด้านการบริหารสภาพคล่องและการเงินสำหรับธุรกิจ:
https://www.bot.or.th

บทความที่เกี่ยวข้องของ Chic Accounting

ใบเสนอราคา ใบวางบิล ใบกำกับภาษี ต่างกันยังไง ใช้ตอนไหนบ้าง

รายงานสรุปรายรับรายจ่ายประจำเดือน ทำไมเจ้าของธุรกิจควรเห็นทุกเดือน