ใบเสนอราคา ใบวางบิล ใบกำกับภาษี ต่างกันยังไง ใช้ตอนไหนบ้าง | Chic Accounting

เขียนโดยทีมนักบัญชี Chic Accounting

เจ้าของธุรกิจมือใหม่ท่านหนึ่งเคยถามเราตรงๆ ว่า
เวลาขายของให้ลูกค้าต้องออกเอกสารอะไรบ้าง
แล้วแต่ละใบต่างกันยังไง ทำไมบางทีลูกค้าขอใบนี้
บางทีขอใบนั้น เป็นคำถามที่เจอบ่อยมาก
โดยเฉพาะธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้นและยังไม่คุ้นเคยกับขั้นตอนเอกสารทางบัญชี

เอกสารแต่ละใบมีหน้าที่ต่างกันและมักใช้ในจังหวะที่ต่างกันของการซื้อขาย
บทความนี้จะแยกให้เห็นภาพว่าแต่ละใบคืออะไร ใช้ตอนไหน
และเอกสารแต่ละประเภทเกี่ยวข้องกันอย่างไร
โดยรายละเอียดปลีกย่อยของแต่ละธุรกิจอาจแตกต่างกันไปบ้าง
ตามรูปแบบการขาย เงื่อนไขการชำระเงิน
และรูปแบบเอกสารที่แต่ละกิจการออกแบบใช้งานเอง

ใบเสนอราคา จุดเริ่มต้นก่อนตกลงซื้อขาย

ใบเสนอราคาเป็นเอกสารที่ออกก่อนมีการซื้อขายเกิดขึ้นจริง
ใช้เพื่อแจ้งราคาสินค้าหรือบริการ เงื่อนไขการชำระเงิน
และระยะเวลาส่งมอบให้ลูกค้าพิจารณา
โดยทั่วไปใช้เป็นเอกสารสำหรับเสนอรายละเอียดและเงื่อนไขทางการค้า
ก่อนที่ทั้งสองฝ่ายจะตกลงซื้อขายกัน

ลูกค้าสามารถต่อรองหรือขอปรับแก้รายละเอียดได้ก่อนตัดสินใจ
ดังนั้นใบเสนอราคาจึงมีบทบาทในช่วงก่อนการขาย
และแตกต่างจากใบกำกับภาษีซึ่งเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษีมูลค่าเพิ่ม
ตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด

ใบส่งของ ยืนยันการส่งมอบสินค้า

เมื่อลูกค้าตกลงตามเงื่อนไขการซื้อขายแล้ว
และมีการส่งมอบสินค้าจริง ธุรกิจอาจออกใบส่งของ
เพื่อเป็นหลักฐานว่ามีการส่งมอบสินค้าตามรายการที่ตกลงกัน
โดยอาจระบุรายละเอียด เช่น รายการสินค้า จำนวน
วันที่ส่งมอบ และผู้รับสินค้า

บางธุรกิจใช้ใบส่งของควบคู่กับใบกำกับภาษี
หรือจัดทำเอกสารรวมกันเพื่อความสะดวก
ขณะที่บางธุรกิจแยกเอกสารออกจากกันอย่างชัดเจน
ขึ้นอยู่กับรูปแบบการทำงานและระบบเอกสารของแต่ละกิจการ

ใบกำกับภาษี เอกสารที่มีผลทางภาษีโดยตรง

ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารสำคัญสำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
โดยใช้เป็นหลักฐานเกี่ยวกับการขายสินค้าหรือให้บริการ
และภาษีมูลค่าเพิ่มที่เกี่ยวข้องกับรายการนั้น
ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีหน้าที่ออกใบกำกับภาษี
ตามหลักเกณฑ์และเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด

ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปต้องมีรายการสำคัญตามที่กฎหมายกำหนด
เช่น ชื่อและที่อยู่ของผู้ขายและผู้ซื้อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร
วันที่ออกใบกำกับภาษี รายการสินค้า หรือบริการ
จำนวนเงิน และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม
ดังนั้นก่อนออกทุกครั้งควรตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้องครบถ้วน
เพราะข้อมูลในใบกำกับภาษีมีผลต่อการบันทึกบัญชีและการใช้สิทธิทางภาษีของผู้เกี่ยวข้อง

ใบวางบิล ขั้นตอนเรียกเก็บเงินตามรอบที่ตกลงกัน

ใบวางบิลใช้สำหรับแจ้งรายการและเรียกเก็บเงินจากลูกค้า
โดยมักพบในกรณีที่ธุรกิจให้เครดิตหรือมีรอบชำระเงิน
เช่น เครดิต 30 วัน หรือ 60 วัน
เมื่อถึงรอบวางบิล ธุรกิจจะรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้อง
และจัดทำใบวางบิลเพื่อส่งให้ลูกค้าตรวจสอบและดำเนินการชำระเงิน

ใบวางบิลเป็นเอกสารทางการค้าและการเรียกเก็บเงิน
ไม่ใช่เอกสารที่ใช้แทนใบกำกับภาษี
ดังนั้นธุรกิจควรแยกหน้าที่ของเอกสารแต่ละประเภทให้ชัดเจน

ใบเสร็จรับเงิน หลักฐานว่าได้รับเงินแล้ว

เมื่อได้รับชำระเงินจากลูกค้าแล้ว
ไม่ว่าจะเป็นเงินสด โอนเงิน หรือเช็ค
ธุรกิจอาจออกใบเสร็จรับเงินเพื่อยืนยันการรับชำระเงิน
ตามจำนวนที่ได้รับจริง

ในบางกรณีเอกสารหนึ่งฉบับอาจรวมหลายหน้าที่ไว้ด้วยกัน
เช่น ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน
หากธุรกิจได้รับชำระเงินและเอกสารนั้นมีรายละเอียดครบถ้วนตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง
จึงไม่จำเป็นต้องแยกเอกสารทุกประเภทออกเป็นคนละใบเสมอไป

ลำดับเอกสารที่มักใช้กัน

หากเป็นธุรกรรมทั่วไปที่มีการเสนอราคาและให้เครดิต
ลำดับเอกสารที่พบได้บ่อยอาจเริ่มจาก
ใบเสนอราคา → ตกลงซื้อขาย → ส่งมอบสินค้า/บริการ → ใบส่งของและ/หรือใบกำกับภาษี → ใบวางบิล → รับชำระเงิน → ใบเสร็จรับเงิน

อย่างไรก็ตาม ลำดับจริงอาจแตกต่างกันตามลักษณะธุรกิจ
เงื่อนไขในสัญญา รอบวางบิล และจังหวะที่กฎหมายกำหนดให้ต้องออกใบกำกับภาษี
ดังนั้นไม่ควรยึดว่าทุกธุรกิจต้องใช้เอกสารทุกใบ
หรือจำเป็นต้องเรียงลำดับเหมือนกันทั้งหมด

การจัดลำดับและเก็บเอกสารให้สอดคล้องกับเหตุการณ์จริง
ช่วยให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย
และช่วยให้ข้อมูลที่ใช้บันทึกบัญชีและจัดทำภาษีมีที่มาที่ไปชัดเจน

ความผิดพลาดที่พบได้บ่อย

ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนหนึ่งมักข้ามขั้นตอนบางอย่างไปเพื่อความรวดเร็ว
เช่น ไม่ออกใบส่งของแยก ทั้งที่ลูกค้าต้องใช้เป็นหลักฐานการรับสินค้า
หรือจัดเก็บเอกสารแต่ละประเภทแยกกันจนไม่สามารถเชื่อมโยงรายการขายได้ง่าย

อีกปัญหาคือข้อมูลในเอกสารแต่ละใบไม่ตรงกัน
เช่น ชื่อลูกค้า รายการสินค้า จำนวนเงิน หรือเลขที่เอกสารอ้างอิงไม่ตรงกัน
ทำให้เมื่อต้องตรวจสอบย้อนหลังอาจต้องใช้เวลาไล่หาสาเหตุ
และอาจต้องแก้ไขเอกสารเพิ่มเติม

ส่วนกรณีใบกำกับภาษีมีข้อมูลผิดพลาด
วิธีดำเนินการแก้ไขต้องพิจารณาตามลักษณะของข้อผิดพลาด
และหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร
เพราะบางกรณีอาจใช้วิธียกเลิกและออกฉบับใหม่
ขณะที่บางกรณีอาจเกี่ยวข้องกับใบแทน ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้
จึงไม่ควรแก้ไขเอกสารโดยพลการ

การจัดการเอกสารชุดนี้ต้องอาศัยความละเอียดและความสม่ำเสมอ
เพราะเกี่ยวข้องกับทั้งเรื่องบัญชีและภาษีโดยตรง
บริการแอดมินบัญชีที่เข้าใจลำดับขั้นตอนเหล่านี้
สามารถช่วยจัดทำและตรวจสอบเอกสารให้เป็นระบบ
ซึ่งอาจช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาตอนตรวจสอบบัญชีหรือยื่นภาษีในภายหลัง

งานส่วนนี้มักเกี่ยวโยงกับขั้นตอน
วางบิล รับเช็ค
ที่ต้องติดตามอย่างต่อเนื่องด้วยเช่นกัน

คำถามที่คนถามกันบ่อย

ธุรกิจขนาดเล็กที่ยังไม่จด VAT ต้องออกใบกำกับภาษีไหม

ผู้ประกอบการที่ยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
โดยทั่วไปไม่มีสิทธิออกใบกำกับภาษีในฐานะผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT
และไม่ควรจัดทำเอกสารที่มีลักษณะเป็นใบกำกับภาษีโดยไม่มีสิทธิ
แต่ยังสามารถออกเอกสารทางการค้า เช่น ใบเสร็จรับเงิน
หรือเอกสารยืนยันการขายตามลักษณะธุรกิจได้

ใบส่งของกับใบกำกับภาษีต้องแยกกันเสมอไหม

ไม่จำเป็นต้องแยกเสมอไป
บางธุรกิจสามารถจัดทำเอกสารรวมกันได้
หากเอกสารดังกล่าวมีรายการครบถ้วนตามหลักเกณฑ์ของใบกำกับภาษี
และเหมาะสมกับระบบเอกสารของกิจการ
แต่หากแยกเอกสารกันก็ควรตรวจสอบให้ข้อมูลของเอกสารแต่ละใบสอดคล้องกัน

ใบวางบิลจำเป็นต้องมีทุกครั้งไหม

ไม่จำเป็นต้องมีทุกครั้ง
เพราะใบวางบิลเป็นเอกสารที่ใช้สำหรับการเรียกเก็บเงินตามกระบวนการของธุรกิจ
หากขายสินค้าและรับชำระเงินทันที
หรือกิจการไม่มีขั้นตอนการวางบิลกับลูกค้า
ก็อาจไม่จำเป็นต้องจัดทำใบวางบิล

เก็บเอกสารชุดนี้ไว้นานแค่ไหน

สำหรับเอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษีมูลค่าเพิ่ม
ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีหน้าที่เก็บรักษารายงาน ใบกำกับภาษี
สำเนาใบกำกับภาษี และเอกสารประกอบที่เกี่ยวข้อง
ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันที่ยื่นแบบหรือวันทำรายงาน แล้วแต่กรณี
และในบางกรณีอาจมีเหตุให้ต้องเก็บไว้นานกว่านั้น
ดังนั้นธุรกิจควรจัดระบบจัดเก็บเอกสารให้ค้นหาได้ง่าย
และตรวจสอบระยะเวลาการเก็บเอกสารแต่ละประเภทตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

ออกใบกำกับภาษีผิดเลขที่หรือผิดวันที่ แก้ไขได้ไหม

สามารถดำเนินการแก้ไขได้ในบางกรณี
แต่ไม่ควรขีดฆ่าหรือแก้ไขข้อมูลในใบกำกับภาษีโดยพลการ
วิธีดำเนินการขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อผิดพลาด
และหลักเกณฑ์ที่กรมสรรพากรกำหนด
เช่น กรณีที่ต้องยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิมและออกฉบับใหม่
หรือกรณีที่ต้องใช้เอกสารประเภทอื่นตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด
หากไม่แน่ใจควรปรึกษานักบัญชีก่อนดำเนินการ

แหล่งอ้างอิง

กรมสรรพากร
หลักเกณฑ์เกี่ยวกับใบกำกับภาษีและภาษีมูลค่าเพิ่ม:
https://www.rd.go.th

สภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์
แนวปฏิบัติและองค์ความรู้ด้านวิชาชีพบัญชี:
https://www.tfac.or.th

บทความที่เกี่ยวข้องของ Chic Accounting

วางบิล รับเช็ค ขั้นตอนที่ดูง่ายแต่ทำไมธุรกิจเล็กถึงเก็บเงินช้าอยู่เสมอ

ระบบเงินสดย่อย ควบคุมยังไงไม่ให้บัญชีปวดหัวทุกสิ้นเดือน